Verwalterwechsel in der WEG: Ablauf, Fristen und Checkliste

Kurz erklärt: So wechseln Sie den WEG-Verwalter

Die Wohnungseigentümer beschließen den Wechsel in der Eigentümerversammlung mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Sie können den Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen, und der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach. Eine Bestellung gilt höchstens fünf Jahre. Am übersichtlichsten ist ein Wechsel zum 1. Januar: Der neue Verwalter betreut dann ein volles Wirtschaftsjahr. Er erstellt allerdings auch die Jahresabrechnung für das Vorjahr (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24), deshalb sollte die Übergabe der Unterlagen früh geregelt sein.

Quelle: § 26 WEG – Bestellung und Abberufung des Verwalters

Wie kann die Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung wechseln?

Ein geordneter Wechsel dauert je nach Ladungsfrist, Angebotsphase und Vertragslaufzeit mehrere Wochen bis wenige Monate. Er läuft in fünf Schritten ab:

1. Ausgangslage klären. Wann endet die Bestellung, was regelt der Verwaltervertrag, was steht in der Teilungserklärung? Der Verwaltungsbeirat kann das vorbereiten. Läuft die Bestellung ohnehin aus, genügt es, keine Wiederbestellung zu beschließen. Ein Beschluss über die Wiederbestellung ist frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit möglich (§ 26 Abs. 2 WEG).

2. Angebote vergleichen. Vergleichen Sie den Leistungsumfang (Grund- und Zusatzleistungen, Zahl der Versammlungen, Ansprechpartner, Erreichbarkeit, Vertragslaufzeit) und nicht nur die Monatsvergütung.

3. Versammlung einberufen. Grundsätzlich beruft der Verwalter ein. Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung in Textform mit Zweck und Gründen, muss er das tun. Verweigert er es pflichtwidrig oder fehlt ein Verwalter, kann der Beiratsvorsitzende einberufen (§ 24 Abs. 2 und 3 WEG). Die Ladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).

4. Beschlüsse fassen. Zu beschließen sind die Abberufung (sofern die Bestellung nicht ohnehin ausläuft), die Bestellung mit Beginn und Dauer sowie der Verwaltervertrag samt Ermächtigung zur Unterzeichnung. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Eigentümer hat eine Stimme, sofern die Teilungserklärung oder eine Vereinbarung nichts anderes regelt (§ 25 Abs. 2 WEG).

5. Vertrag abschließen und Übergabe organisieren. Die Checkliste dazu steht weiter unten.

Quelle: § 24 WEG – Einberufung, Vorsitz, Niederschrift · § 25 WEG – Beschlussfassung

Wie lange ist man an eine Hausverwaltung gebunden?

Höchstens fünf Jahre, praktisch aber oft kürzer, weil die Eigentümer den Verwalter jederzeit abberufen können.

• Dauer der Bestellung: höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG)

• Erste Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum: höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG)

• Wiederbestellung: Beschluss frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit (§ 26 Abs. 2 WEG)

• Abberufung: jederzeit per Beschluss, ohne wichtigen Grund (§ 26 Abs. 3 WEG)

• Ende des Verwaltervertrags: spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG)

• Abweichende Vereinbarungen: zu den Absätzen 1 bis 3 nicht zulässig (§ 26 Abs. 5 WEG)

Ausnahmen: Bei einem wichtigen Grund, etwa einer schweren Pflichtverletzung, kann der Verwaltervertrag unter Umständen früher gekündigt werden (§ 626 BGB). Ob ein wichtiger Grund vorliegt, hängt vom Einzelfall ab.

Die Regeln gelten für die WEG-Verwaltung. Bei Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung sowie Zinshäusern und Portfolios gelten die Laufzeiten des jeweiligen Vertrags.

Bei ImmoFix beträgt die Vertragslaufzeit ein Jahr. Das entspricht einem vollständigen Abrechnungszeitraum: Wirtschaftsplan, laufende Verwaltung und Jahresabrechnung liegen bei einem Verantwortlichen, und die Abrechnung bleibt sauber. Auf Wunsch vereinbaren wir gerne eine längere Laufzeit.

Wer muss die WEG-Abrechnung bei einem Verwalterwechsel erstellen?

In der Regel der Verwalter, der am 1. Januar des Folgejahres im Amt ist.

Nach dem BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24 ist die Gemeinschaft zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Diese Pflicht entsteht am 1. Januar des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Jahres. Der dann bestellte Verwalter führt sie als Organ der Gemeinschaft aus, auch für noch offene Vorjahre. Die Eigentümer beschließen anschließend über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Was das im Einzelfall bedeutet:

• Wechsel zum 1. Januar (Amtsende des bisherigen Verwalters am 31.12.): Der neue Verwalter erstellt die Abrechnung für das Vorjahr. Der bisherige Verwalter muss zum 31.12. Rechnung legen: Einnahmen, Ausgaben, Belege, Forderungen und Verbindlichkeiten.

• Wechsel im laufenden Jahr (z. B. zum 30.06.): Der neue Verwalter ist als Organ der Gemeinschaft zuständig. Der bisherige Verwalter kann zusätzlich aus dem Verwaltervertrag verpflichtet sein, wenn die Abrechnungspflicht noch in seiner Amtszeit entstanden ist. Das ist hier der Fall, weil die Pflicht am 1. Januar entstand, als er noch im Amt war.

Ausnahmen: Der Verwaltervertrag kann etwas anderes regeln, das muss aber klar und eindeutig geschehen. Vorformulierte Klauseln unterliegen der AGB-Kontrolle. Für Abrechnungszeiträume vor dem 01.12.2020 galt eine andere Rechtslage.

Praxistipp: Halten Sie im Wechselbeschluss und im Verwaltervertrag ausdrücklich fest, wer Jahresabrechnung und Vermögensbericht für das letzte Jahr erstellt.

Quelle: § 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht · VDIV: BGH-Urteil V ZR 206/24 zur Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel

Was muss man bei einem Verwalterwechsel beachten?

• Keine Lücke entstehen lassen. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Legen Sie deshalb einen festen Übernahmetermin fest.

• Zertifizierten Verwalter verlangen. Jeder Eigentümer kann einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, Zertifizierung nach § 26a WEG). Ausnahme: Es gibt weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Eigentümer ist zum Verwalter bestellt, und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter. Die Übergangsfrist für Bestandsverwalter ist am 1. Juni 2024 abgelaufen. ImmoFix ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

• Anfechtungsfristen kennen. Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach dem Beschluss beim Amtsgericht erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Bis zur rechtskräftigen Ungültigerklärung bleibt ein angefochtener Beschluss wirksam (§ 23 Abs. 4 WEG), nichtige Beschlüsse ausgenommen. Eine klare Tagesordnung und saubere Beschlüsse verringern das Risiko.

• Kosten vollständig vergleichen. Fragen Sie nach Grundleistungen, Zusatzleistungen, einmaligen Übernahmekosten und der Vertragslaufzeit. Pauschale Preise lassen sich seriös nicht nennen. Läuft der Vertrag des bisherigen Verwalters nach der Abberufung noch bis zu sechs Monate weiter, kann die Vergütung in dieser Zeit weiter geschuldet sein.

Checkliste: Das sollte der bisherige Verwalter übergeben

Die Konten sollten auf die rechtsfähige Gemeinschaft lauten (§ 9a WEG), damit sich Vollmachten sauber umstellen lassen. Zur Übergabe gehören:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung und Protokolle

• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und Buchhaltungsunterlagen

• Kontostände, Bankvollmachten und der Stand der Erhaltungsrücklage

• Eigentümerliste mit Hausgeldständen und offenen Forderungen

• Verträge mit Dienstleistern, Hausmeister, Versorgern und Wartungsfirmen

• Versicherungspolicen und Schadensakten

• technische Unterlagen, Prüfprotokolle und Gewährleistungsunterlagen

• Schlüssel und Zugangsdaten

So begleitet ImmoFix den Verwalterwechsel

ImmoFix betreut Eigentümergemeinschaften in Hamburg, Magdeburg und im Raum Frankfurt am Main. Beim Verwalterwechsel gehen wir in vier Schritten vor:

1. Bestandsaufnahme. Wir verschaffen uns einen Überblick über Verträge, Unterlagen, Konten, offene Vorgänge und den technischen Zustand der Anlage.

2. Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung. Übergabetermin, Unterlagen und Zuständigkeiten klären wir mit dem bisherigen Verwalter.

3. Beschlussvorbereitung. Wir unterstützen den Beirat bei Tagesordnung, Beschlussvorschlägen und Vertragsunterlagen.

4. Übernahme der laufenden Verwaltung. Danach übernehmen wir die kaufmännische, technische und organisatorische WEG-Verwaltung aus einer Hand, mit festem Ansprechpartner und Informationen im Kundenportal.

Unsere Ansprechpartner sind regulär von 8 bis 20 Uhr erreichbar. Mehr zu uns finden Sie unter Über uns. Was eine WEG-Verwaltung im Alltag leistet, lesen Sie in unserem Ratgeber Was macht eine WEG-Verwaltung? Aufgaben, Pflichten und Leistungen. Das gesamte Leistungsspektrum finden Sie auf unserer Leistungsseite.

Häufige Fragen zum Verwalterwechsel

Wie wechselt eine Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung?

Die Eigentümer beschließen in einer Versammlung mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen über Abberufung, Neubestellung und Verwaltervertrag (§ 25 Abs. 1 WEG). Danach übergibt der bisherige Verwalter Unterlagen, Konten und Vollmachten an den neuen. Ein geordneter Wechsel dauert mehrere Wochen bis wenige Monate.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Verwalterwechsel?

Am übersichtlichsten ist ein Wechsel zum 1. Januar. Der neue Verwalter betreut dann ein volles Wirtschaftsjahr und erstellt die Jahresabrechnung für das Vorjahr. Die Übergabe der Unterlagen sollte deshalb früh im vierten Quartal geregelt werden.

Wie lange ist man an eine Hausverwaltung gebunden?

Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre. Der Verwalter kann aber jederzeit abberufen werden, und sein Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 WEG).

Kann ein WEG-Verwalter ohne wichtigen Grund abberufen werden?

Ja. Die Abberufung ist nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit möglich, einen wichtigen Grund braucht es nicht. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Eine frühere Kündigung des Vertrags setzt voraus, dass ein wichtiger Grund vorliegt.

Wer muss die WEG-Abrechnung bei einem Verwalterwechsel erstellen?

In der Regel der Verwalter, der am 1. Januar des Folgejahres bestellt ist. Nach dem BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24 entsteht die Abrechnungspflicht der Gemeinschaft an diesem Tag. Der Verwaltervertrag kann etwas anderes regeln.

Was muss man bei einem Verwalterwechsel beachten?

Planen Sie den Wechsel möglichst zum 1. Januar, vermeiden Sie eine Lücke in der Verwaltung, vergleichen Sie Angebote nach Leistungsumfang und regeln Sie die Übergabe von Unterlagen, Konten und Vollmachten. Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats zu erheben (§ 45 WEG).

Was kostet ein Verwalterwechsel?

Das hängt von der Größe der Gemeinschaft, dem Leistungsumfang und den Zusatzleistungen ab. Fragen Sie gezielt nach einmaligen Übernahmekosten und vergleichen Sie den gesamten Leistungsumfang statt nur die Monatsvergütung. Pauschale Preise lassen sich seriös nicht nennen.

Betreut ImmoFix Eigentümergemeinschaften in Hamburg, Magdeburg und Frankfurt?

Ja. ImmoFix hat Standorte in Hamburg, Magdeburg und Rüsselsheim am Main und betreut Eigentümergemeinschaften in diesen Regionen sowie im Raum Frankfurt am Main. Die Vertragslaufzeit beträgt ein Jahr, auf Wunsch länger. ImmoFix ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

Fazit: Verwalterwechsel mit Plan statt mit Lücke

Ein Verwalterwechsel ist rechtlich gut machbar: Die Eigentümer können jederzeit abberufen, die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, und der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Entscheidend sind ein klarer Übernahmetermin, ein sauber geregelter Abrechnungsübergang und eine strukturierte Übergabe.

Die Eigentümergemeinschaft entscheidet – die Verwaltung bereitet vor und setzt um.

Wenn Sie als Eigentümer oder Beirat einen Wechsel prüfen, sprechen wir unverbindlich über Ihre Situation. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu ImmoFix auf.

Mehr erfahren: WEG-Verwaltung von ImmoFix · Leistungsspektrum · Über uns · Kontakt zu ImmoFix

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Welche Rechte, Pflichten und Fristen im konkreten Fall bestehen, hängt insbesondere von den gesetzlichen Vorschriften, der Teilungserklärung, Vereinbarungen, Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem jeweiligen Verwaltervertrag ab. Stand: Oktober 2026.

ImmoFix
Immobilienservice GmbH

Kontaktieren Sie uns hier

E-Mail:


Telefon:

© 2025. Alle Rechte vorbehalten.