Was macht eine WEG-Verwaltung? Aufgaben, Pflichten und Leistungen

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) besteht aus den Eigentümern der Wohnungen und gegebenenfalls weiterer Sondereigentumseinheiten einer Wohnanlage. Rechtlich obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die WEG-Verwaltung übernimmt dabei die laufende Verwaltung und handelt innerhalb der gesetzlichen, beschlussmäßigen und vertraglichen Vorgaben.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist rechtsfähig und kann selbst Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen sowie vor Gericht klagen und verklagt werden (§ 9a WEG). Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft grundsätzlich gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b WEG).

Im Alltag bedeutet das beispielsweise: Die Verwaltung organisiert die Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums, betreut Dienstleister, verwaltet die Gemeinschaftsgelder, bereitet Eigentümerversammlungen vor und setzt wirksame Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft um.

Der konkrete Umfang der Tätigkeit ergibt sich insbesondere aus dem Wohnungseigentumsgesetz, der Teilungserklärung, Vereinbarungen, Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwaltervertrag.

Quellen: Wohnungseigentumsgesetz (WEG) · § 9a WEG – Gemeinschaft der Wohnungseigentümer · § 9b WEG – Vertretung

Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung lassen sich im Wesentlichen in drei Bereiche einteilen:

• kaufmännische Verwaltung

• technische Verwaltung

• organisatorische Verwaltung

Alle drei Bereiche greifen im Alltag ineinander. Eine gute WEG-Verwaltung sorgt deshalb nicht nur für korrekte Abrechnungen, sondern behält auch den technischen Zustand des Gemeinschaftseigentums und die Beschlüsse der Eigentümer im Blick.

Kaufmännische Aufgaben der WEG-Verwaltung

Die kaufmännische Verwaltung umfasst insbesondere die finanziellen und buchhalterischen Aufgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Dazu gehören unter anderem:

• Aufstellung des Wirtschaftsplans

• Erstellung der Jahresabrechnung

• Erstellung des Vermögensberichts

• Verwaltung der Gemeinschaftsgelder

• Überwachung der Hausgeldzahlungen

• Bearbeitung offener Forderungen

• Prüfung und Bezahlung von Rechnungen

• Verwaltung der Erhaltungsrücklage

• Abwicklung beschlossener Sonderumlagen

• laufende Buchhaltung und Dokumentation

Wirtschaftsplan

Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf. Darin werden die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dargestellt. Auf dieser Grundlage beschließen die Wohnungseigentümer über die Vorschüsse zur Kostentragung und über die vorgesehenen Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG).

Jahresabrechnung

Nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung. Die Wohnungseigentümer beschließen anschließend über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).

Wichtig ist daher die Unterscheidung:

Der Verwalter erstellt die Jahresabrechnung – die Eigentümer entscheiden über Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung der Vorschüsse.

Vermögensbericht

Zusätzlich erstellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht. Dieser enthält insbesondere Angaben zum Stand der Rücklagen und zum wesentlichen Gemeinschaftsvermögen (§ 28 Abs. 4 WEG).

Quelle: § 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht

Technische Aufgaben der WEG-Verwaltung

Eine WEG-Verwaltung kümmert sich auch um die laufende technische Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Typische Aufgaben sind:

• Schadensmeldungen aufnehmen und bearbeiten

• Wartungen und wiederkehrende Prüfungen organisieren

• Reparaturen koordinieren

• Angebote einholen und vergleichen

• Fachfirmen beauftragen und koordinieren

• beauftragte Arbeiten überwachen

• Instandhaltungsmaßnahmen begleiten

• größere Sanierungsmaßnahmen vorbereiten

• technische Arbeiten dokumentieren

• Versicherungsschäden bearbeiten

Dabei geht es nicht nur darum, auf akute Schäden zu reagieren.
Eine vorausschauende WEG-Verwaltung erkennt absehbaren Instandhaltungsbedarf möglichst früh, bereitet notwendige Maßnahmen vor und schafft damit eine bessere Entscheidungsgrundlage für die Eigentümergemeinschaft.

Bei größeren Maßnahmen ist außerdem zwischen Vorbereitung und Entscheidung zu unterscheiden: Die Verwaltung kann beispielsweise Angebote einholen, Fachfirmen koordinieren, Kosten aufbereiten und eine Beschlussvorlage vorbereiten. Die Entscheidung selbst treffen die Wohnungseigentümer, soweit die Angelegenheit ihrer Beschlussfassung unterliegt.

Die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 WEG).

Quelle: § 19 WEG – Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss

Organisatorische Aufgaben der WEG-Verwaltung

Auch die Organisation des laufenden Gemeinschaftslebens gehört zu den Aufgaben einer WEG-Verwaltung.

Dazu zählen beispielsweise:

• Eigentümerversammlungen vorbereiten und einberufen

• Tagesordnung erstellen

• wichtige Unterlagen zusammenstellen

• Eigentümer über relevante Themen informieren

• Eigentümerversammlungen leiten, sofern nichts anderes beschlossen wurde

• Niederschriften erstellen

• Beschluss-Sammlung führen

• gefasste Beschlüsse umsetzen

• mit dem Verwaltungsbeirat kommunizieren

• Dienstleister koordinieren

• mit Versicherungen und Behörden kommunizieren

Die Eigentümerversammlung muss vom Verwalter grundsätzlich mindestens einmal jährlich einberufen werden. Die Einberufung erfolgt in Textform; die Frist soll grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 WEG). Den Vorsitz führt grundsätzlich der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt.

Quelle: § 24 WEG – Einberufung, Vorsitz, Niederschrift

Welche Pflichten hat ein WEG-Verwalter?

Die Aufgaben beschreiben, was eine WEG-Verwaltung tut. Die Pflichten beschreiben dagegen, innerhalb welcher rechtlichen und vertraglichen Grenzen sie handeln muss.

Der Verwalter handelt nicht losgelöst von der Eigentümergemeinschaft. Maßgeblich sind insbesondere das Wohnungseigentumsgesetz, die Teilungserklärung, Vereinbarungen, wirksame Beschlüsse und der Verwaltervertrag.

Zu den wesentlichen Anforderungen gehören insbesondere:

Verwaltung im Interesse der Gemeinschaft

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Jeder Wohnungseigentümer kann eine Verwaltung verlangen, die einer ordnungsmäßigen Verwaltung entspricht (§ 18 WEG). Dazu gehören unter anderem die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage.

Transparenz und Einsicht in Verwaltungsunterlagen

Wohnungseigentümer können von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Eine nachvollziehbare Dokumentation und strukturierte Verwaltung der Unterlagen sind deshalb ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Verwaltung.

Beschlüsse umsetzen

Die Verwaltung bereitet Entscheidungen vor und setzt gefasste Beschlüsse im Rahmen ihrer Zuständigkeit um. Dabei sollte nachvollziehbar sein, welche Maßnahmen beschlossen wurden, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und welchen Bearbeitungsstand ein Vorgang hat.

Fristen und laufende Vorgänge im Blick behalten

Im Verwaltungsalltag müssen zahlreiche Fristen und Vorgänge überwacht werden – beispielsweise bei Versicherungen, Wartungen, Verträgen oder der Umsetzung beschlossener Maßnahmen.

Datenschutz und sorgfältiger Umgang mit Eigentümerdaten

Bei der Kommunikation und Dokumentation sind die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten. Eigentümerdaten sollten nur verwendet und weitergegeben werden, soweit dies für die Verwaltung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Bei schuldhaften Pflichtverletzungen können Haftungsansprüche entstehen. Welche Pflichten und Haftungsfolgen im konkreten Fall bestehen, hängt jedoch von den Umständen des Einzelfalls ab.

Quelle: § 18 WEG – Verwaltung durch die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer

Was darf eine WEG-Verwaltung selbst entscheiden?

Kurz gesagt: Die Verwaltung organisiert und setzt um – die Eigentümergemeinschaft entscheidet über die grundlegenden Angelegenheiten der Gemeinschaft.

Allerdings muss nicht für jede einzelne Maßnahme zuerst ein Beschluss gefasst werden.

Nach § 27 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, bestimmte Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung selbst zu treffen. Dazu gehören Maßnahmen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Außerdem kann der Verwalter Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Die Wohnungseigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern.

ThemaAufgabe des VerwaltersEntscheidung der EigentümerWirtschaftsplanerstellt den Wirtschaftsplanbeschließen über die Vorschüsse (§ 28 WEG)Jahresabrechnungerstellt die Jahresabrechnungbeschließen über Nachschüsse bzw. Anpassungen (§ 28 WEG)Geringfügige Maßnahmekann im Rahmen von § 27 WEG selbst handelnkönnen Befugnisse per Beschluss einschränken oder erweiternFristwahrende oder nachteilsabwendende Maßnahmekann erforderliche Maßnahmen treffenwerden je nach Situation informiert bzw. entscheiden über weitere MaßnahmenGrößere Instandhaltungsmaßnahmebereitet die Entscheidung vor und setzt den Beschluss umbeschließen, soweit die Angelegenheit ihrer Beschlussfassung unterliegt (§ 19 WEG)Sonderumlagebereitet die erforderlichen Unterlagen vorbeschließen über die entsprechende Finanzierung

Beispiel: Bei einem plötzlich auftretenden Schaden kann schnelles Handeln erforderlich sein, um einen größeren Nachteil für die Gemeinschaft zu verhindern. Welche Maßnahmen der Verwalter in einer konkreten Situation selbst veranlassen darf oder muss, hängt von § 27 WEG, den Beschlüssen der Gemeinschaft und den Umständen des Einzelfalls ab.

Quelle: § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Welche Leistungen sollte eine professionelle WEG-Verwaltung bieten?

Gesetz und Verwaltervertrag geben den Rahmen vor. Die Qualität einer Verwaltung zeigt sich jedoch vor allem darin, wie zuverlässig die laufenden Aufgaben im Alltag organisiert werden.

Eigentümer können insbesondere auf folgende Punkte achten:

Persönliche Ansprechpartner

Eigentümer und Verwaltungsbeirat sollten wissen, an wen sie sich mit einem Anliegen wenden können. Feste Ansprechpartner erleichtern die Kommunikation und helfen dabei, Vorgänge kontinuierlich zu bearbeiten.

Transparente Verwaltung

Eigentümer sollten nachvollziehen können, welche Maßnahmen geplant, beauftragt oder bereits umgesetzt wurden. Dazu gehört auch eine strukturierte Dokumentation relevanter Vorgänge.

Zuverlässige kaufmännische Verwaltung

Hausgeld, Rücklagen, Rechnungen, Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan und Abrechnungsunterlagen müssen strukturiert und nachvollziehbar verwaltet werden.

Technische Betreuung

Schäden, Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen sollten aufgenommen, koordiniert, überwacht und dokumentiert werden.

Vorausschauende Instandhaltung

Eine gute Verwaltung wartet nicht nur auf den nächsten Schaden. Sie behält Wartungen, wiederkehrende Prüfungen und absehbaren Instandhaltungsbedarf im Blick und bereitet notwendige Maßnahmen frühzeitig vor.

Konsequente Beschlussumsetzung

Ein Beschluss ist erst dann praktisch wirksam umgesetzt, wenn die erforderlichen Schritte tatsächlich angestoßen und nachverfolgt werden.

Klare Kommunikation

Eigentümer, Verwaltungsbeirat, Dienstleister, Versicherungen und weitere Beteiligte sollten wissen, welche Maßnahmen anstehen und wie der jeweilige Bearbeitungsstand ist.

Was gehört zu den Leistungen einer WEG-Verwaltung?

Welche Leistungen konkret von der laufenden Vergütung umfasst sind, richtet sich nach dem jeweiligen Verwaltervertrag.

Üblicherweise wird zwischen Grundleistungen und Zusatzleistungen unterschieden. Zusätzliche Eigentümerversammlungen, die Begleitung umfangreicher Sanierungsmaßnahmen oder besondere zusätzliche Verwaltungsleistungen können beispielsweise gesondert vereinbart und vergütet werden.

Eigentümer sollten deshalb nicht nur auf den Preis einer WEG-Verwaltung schauen, sondern den konkreten Leistungsumfang des Verwaltervertrags vergleichen.

So arbeitet ImmoFix in der WEG-Verwaltung

ImmoFix übernimmt für Wohnungseigentümergemeinschaften die kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung aus einer Hand.

Feste Ansprechpartner und persönliche Erreichbarkeit
Eigentümer und Verwaltungsbeiräte haben einen festen Ansprechpartner, der ihre Gemeinschaft kennt. ImmoFix ist regulär von 8 bis 20 Uhr erreichbar.

Nachvollziehbare Informationen im Kundenportal
Über das Kundenportal können Eigentümergemeinschaften Informationen, Unterlagen und laufende Vorgänge jederzeit einsehen.

Beschlüsse werden umgesetzt
ImmoFix dokumentiert Beschlüsse nicht nur, sondern hält sie im weiteren Verwaltungsprozess nach und setzt sie um. So bleibt nachvollziehbar, was entschieden wurde und wie der Stand der Umsetzung ist.

Instandhaltung mit Weitblick
Wartungen, Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen plant ImmoFix vorausschauend, statt erst bei akuten Schäden zu reagieren. Das gibt Eigentümern eine verlässliche Grundlage für ihre Entscheidungen.

Erfahrung aus Hausverwaltung und Immobilienmanagement
Die Geschäftsführer von ImmoFix bringen zusammen mehr als 20 Jahre Erfahrung aus der operativen Hausverwaltung und dem institutionellen Immobilienmanagement mit. Sie verbinden Verwaltungskompetenz mit wirtschaftlichem Immobilienverständnis.

Auch bei einem Verwalterwechsel begleitet ImmoFix die Gemeinschaft strukturiert, von der Bestandsaufnahme über die Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung und die Übernahme der Unterlagen bis zur vollständigen Übernahme der laufenden Verwaltung.

Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung

Was macht eine WEG-Verwaltung konkret?

Eine WEG-Verwaltung organisiert die laufende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Dazu gehören insbesondere kaufmännische Aufgaben wie Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die Verwaltung der Gemeinschaftsgelder, technische Aufgaben wie Wartungen und Reparaturen sowie die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Umsetzung gefasster Beschlüsse.

Was sind die wichtigsten Aufgaben einer WEG-Verwaltung?

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die kaufmännische Verwaltung, die technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums und die organisatorische Verwaltung der Eigentümergemeinschaft. Dazu zählen unter anderem Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Hausgeldverwaltung, Instandhaltung, Dienstleisterkoordination, Eigentümerversammlung und Beschlussumsetzung.

Darf der Verwalter Reparaturen ohne Beschluss beauftragen?

Unter bestimmten Voraussetzungen ja. Nach § 27 WEG darf und muss der Verwalter bestimmte Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung selbst treffen, insbesondere Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung sowie Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils. Die Eigentümer können die Befugnisse des Verwalters durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Wer beschließt die Jahresabrechnung?

Der Verwalter erstellt die Jahresabrechnung. Die Wohnungseigentümer beschließen anschließend über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 WEG).

Wer entscheidet über eine größere Sanierung?

Das hängt von der konkreten Maßnahme und ihrer rechtlichen Einordnung ab. Bei Maßnahmen, die der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer unterliegen, bereitet die Verwaltung die Entscheidung vor und setzt den anschließend gefassten Beschluss um. Die Wohnungseigentümer entscheiden über die Angelegenheiten, die ihnen gesetzlich oder aufgrund von Vereinbarungen zur Beschlussfassung zugewiesen sind (§ 19 WEG).

Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Pflichten eines Verwalters?

Aufgaben beschreiben, welche Tätigkeiten eine WEG-Verwaltung übernimmt. Pflichten beschreiben dagegen die rechtlichen und vertraglichen Anforderungen, innerhalb derer diese Tätigkeiten ausgeführt werden müssen.

Gehören alle Leistungen automatisch zur WEG-Verwaltung?

Nein. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich insbesondere nach dem Verwaltervertrag. Eigentümer sollten prüfen, welche Leistungen mit der laufenden Vergütung abgegolten sind und welche Tätigkeiten als Zusatzleistungen gesondert vergütet werden können.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Die Kosten hängen unter anderem von der Größe und Struktur der Eigentümergemeinschaft, dem Leistungsumfang, dem Zustand der Immobilie und den vereinbarten Zusatzleistungen ab. Für einen sinnvollen Vergleich sollten Eigentümer deshalb nicht nur die monatliche Verwaltervergütung betrachten, sondern den gesamten Leistungsumfang und mögliche Zusatzkosten.

Fazit: Was macht eine gute WEG-Verwaltung aus?

Eine WEG-Verwaltung organisiert die laufende Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft und hält kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben zusammen.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vorbereiten

• Gemeinschaftsgelder verwalten

• Instandhaltung und Reparaturen koordinieren

• Dienstleister steuern

• Eigentümerversammlungen organisieren

• Beschlüsse dokumentieren und umsetzen

• Verwaltungsunterlagen strukturiert führen

• die Eigentümergemeinschaft bei laufenden Verwaltungsangelegenheiten unterstützen

Dabei gilt eine wichtige Grundregel:

Die Verwaltung organisiert und setzt um – die Eigentümergemeinschaft entscheidet.

Welche Maßnahmen der Verwalter selbst treffen darf, richtet sich insbesondere nach § 27 WEG sowie nach den Beschlüssen und Vereinbarungen der jeweiligen Gemeinschaft.

Für Eigentümer kommt es deshalb nicht allein darauf an, ob eine Hausverwaltung die gesetzlichen Aufgaben erfüllt. Entscheidend ist auch, wie strukturiert, transparent und vorausschauend sie diese Aufgaben im Alltag erledigt.

ImmoFix unterstützt Wohnungseigentümergemeinschaften mit kaufmännischen, technischen und organisatorischen Leistungen bei der laufenden WEG-Verwaltung.

Mehr erfahren: WEG-Verwaltung von ImmoFix · Leistungsspektrum · Kontakt zu ImmoFix

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Welche Rechte, Pflichten und Befugnisse im konkreten Fall bestehen, hängt insbesondere von den gesetzlichen Vorschriften, der Teilungserklärung, Vereinbarungen, Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem jeweiligen Verwaltervertrag ab.

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